PV du 09 10 2012

Cercle des Nageurs de Cugnaux

Compte-rendu de la réunion du 9 Octobre 2012 au Ski Club

Présents : Mesdames Chantal Joffre, Maité Faugère, Sophie Néguéruela, Christine Lasserre

Monsieur : Lionel Rey

Absents excusés : Myriam Masson, Lasserre Philippe, Christian Joffre, Nathalie Busolin

Invité : Samuel Chaillou, Céline Chaillou,

ORDRE DU JOUR : Composition du bureau, préparation des prochaines festivités, contenu du journal annuel du club, points remontés par les entraineurs, bilan des inscriptions, cartes d’adhérents, partenaires et sponsors, budget, questions diverses

REPARTITION DU BUREAU :

Quelques personnes se sont déclarées volontaires pour donner de l’aide (ex : plastification des cartes, aide lors des animations,…) Les responsables des commissions ne doivent pas hésiter à faire appel à eux.

On recherche d’autres bonnes volontés pour donner des « coups de main » ponctuels, notamment dans les domaines suivants : aide à la trésorière surtout au moment des inscriptions (préparation encaissements de chèques, par ex.), « gestion » des sponsors (tenir à jour la liste, les montants reçus, les actions du CNC en retour, …), aide lors de ventes « boutique » à la piscine, …

PROCHAINES FESTIVITES :

La fête de Noël se déroulera le 9 décembre un atelier de percussions « Batucada » sera proposé. Le prix est fixé à 7€ par enfant, les familles sont sollicités pour gâteau et/ou boisson Les courriers + mail d’invitation seront envoyé vers le 10/11/201, les réponses (coupon + chèque) devront parvenir avant le 22 novembre aux entraineurs. Les coupons avec le règlement seront centralisés dans une boîte dans l’armoire.

La rencontre interne et la galette des rois seront organisées le 12 janvier à l’Oasis et à la rotonde Albert Camus. Les courriers + mail d’invitation seront envoyé vers le 01/12/201, les inscriptions se feront via un formulaire « en-ligne » avant le 22 Décembre (prévoir un mail de rappel vers le 15/12). Il faudra inviter le Président de l’Omnisport, Monsieur Guerin Maire de Cugnaux, Monsieur Tolsan, adjoint au Maire, Monsieur Raynal Conseiller Général.

Rencontres amicales entre  le TOEC. Elles sont fixées au 02/12 /12 (à l’Oasis) et 17/02/13 (TOEC). Pour le 02/12, on aura entre 100 et 120 enfants. Chantal achètera les médailles et Sophie le goûter. Côté engagements, la rencontre sera gérée sur extranat pocket. Au vu de l’expérience de l‘année dernière, on aura besoin de plusieurs bénévoles pour gérer l’accès aux bassins (parents sans tenue de rechange).

Walibi : pas de meilleure idée pour l’instant, on reste sur cette sortie qui plait aux enfants. Par contre on pourrait proposer aux plus grands (>14ans et/ou >1.50m) une sortie à Tépacap.

JOURNAL :

La plupart des infos sont dispos, mais on attend encore les articles des nageurs (« les grands »), la mise à jour des records du club (Samuel), les grilles des temps de qualifications (qui ne sont pas encore sorties), des photos,…. Il faut boucler le contenu début novembre au plus tard pour distribuer le journal le dernier samedi de novembre.

La plaquette regroupant les pubs de nos différents sponsors ne sera pas diffusée en version papier (trop cher) mais par mail.

BILAN DES INSCRIPTIONS :

La version V4 du fichier des adhérents a été envoyée par Olivier. Cette année beaucoup d’annulation entre la préinscription et le début des cours. Il est à noter aussi beaucoup de changement de groupe qui perturbent la saisie et la mise à jour du classeur.  Les derniers dossiers ne sont pas complets ce qui alourdi la procédure de saisie. Il reste une petite centaine de personnes qui n’ont pas donné leur photo pour les cartes d’adhérents, Olivier va envoyer un message ciblé à ces personnes. Il manque une vingtaine de certificats médicaux. Il faut avoir, pour les entraîneurs à  la date de reprise des entraînements, un classeur des inscrits par groupe qui identifie les pièces manquantes. A garder en mémoire pour les inscriptions de l’année prochaine.

On s’aperçoit que certains inscrits ont manifestement triché en se déclarant Cugnalais (montant adhésion 20€ inférieur). La saison prochaine on demandera un justificatif de domicile pour bénéficier du tarif Cugnaux.

Afin de s’apercevoir si les inscrits participent effectivement aux cours, il est rappelé aux entraîneurs de faire systématiquement l’appel.

BUDGET :

Christine voudrait mettre en place un suivi régulier du budget pour détecter au plus tôt d’éventuels problèmes. Elle verra avec Myriam comment cela peut s’organiser.

SPONSORS et PARTENAIRES :

Cette activité demande beaucoup de suivi, il faudrait trouver des personnes supplémentaires. Christine préconise que chaque accord de partenariat soit « officialisé » par une sorte de contrat signé des deux parties.

POINTS REMONTES PAR LES ENTRAINEURS :

Lors de la dernière réunion, il a été décidé une augmentation de 3 % de tous les entraineurs et le tableau avec tous les nouveaux barèmes diffusés. Des réclamations sont remontées relatives aux différences. Chantal explique les raisons de ces différences (qui existaient avant la décision d’augmentation) et souligne qu’elles sont assez minimes (0.10€).

QUESTIONS DIVERSES :

Conformément aux règlements de FFN, les nageurs compétiteurs peuvent être soumis à des contrôles anti-dopage inopinés. Dans cette optique, il faudra faire remplir un formulaire d’autorisation de prélèvement sanguin pour les mineurs concernés ( à partir des benjamins).

Samuel nous informe qu’il est prévisible que quelques nageurs devront rétrograder de groupe (de 7 à 7B) en Décembre s’ils ne se qualifient pas au niveau régional. Ces nageurs et leur famille doivent déjà être avertis oralement de ce « risque » prévu par le règlement. Un courrier leur sera envoyé si le cas se présente réellement.

Prochaine réunion le 14 Janvier 2013 à 20h.

Plus personne ne demande la parole la séance est levée à 23h30.